Dans presque tous les environnements de travail, la productivité au bureau est d'une importance capitale, et ce pour de bonnes raisons. Après tout, comme il n'y a qu'un nombre limité d'heures dans une journée donnée, il est essentiel de tirer le meilleur parti du temps dont vous disposez. D'après notre expérience, il n'existe que deux moyens infaillibles d'augmenter votre productivité au travail. Vous pouvez travailler plus longtemps ou travailler plus intelligemment.
Avec la liste suivante de dix façons d’améliorer la productivité au bureau, nous espérons pouvoir vous transmettre quelques conseils et astuces qui vous permettront de produire plus de travail avec moins d’efforts.
1. Gardez une trace du temps
Vous serez peut-être surpris d'apprendre que vous n'êtes pas aussi doué que vous le pensez pour estimer la durée d'une tâche donnée. Aucun d'entre nous ne l'est. Des études suggèrent que moins d'un quart des gens sont capables de faire cette chose apparemment simple, la plupart d'entre nous surestimant largement leur productivité au bureau. C'est pourquoi une tâche dont vous êtes sûr qu'elle ne dure qu'une demi-heure prend la moitié de la matinée. Pourquoi ne pas essayer une application de mesure du temps comme Rescue Time ? Vous vous connectez et vous déconnectez au début et à la fin de chaque nouvelle tâche, et elle compile un portrait réaliste du temps que vous consacrez à chaque aspect de votre travail tout au long de la journée.
2. Faites une pause
Prendre du temps loin de votre travail semble être l’exact opposé d’une meilleure productivité au bureau, mais soyez indulgents avec nous. Il a été démontré que notre performance dans toute tâche qui dure plus de 60 à 90 minutes connaît une baisse constante au fil du temps. En prenant une pause de temps en temps (pas plus de quelques minutes), vous pouvez maintenir votre performance pendant toute la durée de la tâche en cours.
3. Fixez vos propres délais
Dans tout lieu de travail, la plupart des délais sont fixés par une personne située plus haut dans la hiérarchie. Naturellement, nous faisons de notre mieux pour atteindre ces objectifs. Mais qu'en est-il des objectifs plus ouverts ? Il a été prouvé que diviser un projet de grande envergure en une série de délais plus courts et plus faciles à gérer fait des merveilles pour la productivité, même lorsque nous fixons nous-mêmes ces délais.
4. N'oubliez pas la règle des deux minutes
Vous avez sur votre bureau quelque chose qui ne vous prendra qu'un instant ou deux à faire ? Alors pourquoi est-ce toujours sur votre bureau ? L'entrepreneur réputé Steve Olenski recommande d'utiliser même la plus petite fenêtre de temps pour éliminer ces tâches simples de votre liste de choses à faire. Qu'il s'agisse de répondre à un e-mail, de télécharger un document dans un dossier de groupe ou de réserver une salle de conférence pour une réunion de projet, la prochaine fois que vous avez deux minutes de libre, utilisez-les à bon escient.
5. N'oubliez pas de dire non
Bien qu'il soit important de participer à votre projet ou à votre groupe de travail, à moins d'en être le chef, il est peu probable que chaque décision nécessite votre contribution. Lorsque vous recevez une invitation ouverte à une réunion de projet, vous pouvez choisir d'y assister sans poser de questions, pour ensuite vous plaindre du temps perdu que vous auriez pu consacrer à autre chose de manière plus rentable. Choisissez soigneusement vos réunions, assistez à celles où votre présence aura un réel impact et déclinez poliment les autres.
6. Mélangez vos réunions
En parlant de réunions, pourquoi ne pas les organiser par le biais d'un logiciel de visioconférence ou de Skype ? Ces types de réunions sont souvent plus courtes et offrent une meilleure productivité au bureau, car chacun est parfaitement conscient qu'il y a d'autres sujets qui requièrent son attention.
7. Soyez déterminé
Pendant des années, le multitâche a été salué comme une compétence professionnelle précieuse, mais des études récentes suggèrent le contraire. Jongler avec quatre ou cinq tâches différentes peut souvent aboutir à ce qu'aucune d'entre elles ne soit accomplie (ou, du moins, pas dans les normes acceptables). Au lieu de cela, hiérarchisez vos tâches et effectuez-les dans l'ordre.
8. Établissez un emploi du temps et respectez-le
Parfois, vous avez l'impression que tout ce que vous faites, c'est éteindre des incendies et ne pas avancer dans votre travail actuel. Avec les appels téléphoniques et les courriels qui réclament votre attention, il est facile de tomber dans l'habitude d'être réactif plutôt que proactif. Au lieu de cela, consacrez une partie de votre temps chaque jour à répondre aux messages des autres (en prévoyant une certaine flexibilité pour les urgences, bien sûr) et laissez-les tomber dans votre boîte de réception et/ou votre messagerie vocale.
9. Profitez de la vue
Rester enfermé dans un bureau sans âme ne vous aidera pas beaucoup à améliorer votre productivité. Cependant, des études ont montré que le fait d'avoir quelque chose pour briser la monotonie visuelle peut améliorer la productivité au bureau jusqu'à 15 %. Il peut s'agir d'une photo de vos proches, d'une plante en pot sur votre bureau, d'une œuvre d'art préférée ou même d'un bol de pot-pourri - tout ce qui vous fait sourire lorsque vous regardez dans sa direction.
10. Adoptez la technologie de productivité
De nos jours, les appareils puissants conçus pour améliorer la productivité de votre bureau au-delà de toute mesure ont tendance à être livrés dans de petits formats. Le Scanmarker n'en est qu'un exemple, mais peut-être le plus polyvalent. De la taille d'un gros stylo (pensez à un marqueur de bingo, et vous serez dans la bonne fourchette), le ScanMarker peut se glisser dans n'importe quel sac ou sac à main ainsi que dans la plupart des poches. C'est un véritable appareil portable et un outil puissant pour améliorer la productivité de votre bureau.
Le Scanmarker est avant tout un scanner mobile , mais en réalité, il est bien plus que cela. Il s'agit d'un lecteur OCR (OCR pour Optical Character Recognition). 
En passant la pointe de l'appareil (en fait un panneau de numérisation miniature) sur une ligne de texte imprimé, il peut reconnaître l'écriture dans une variété de langues et la préparer pour vous sous forme de texte numérique.
Ce texte peut ensuite être manipulé et utilisé de diverses manières. Recevez-vous des rapports de collègues étrangers dans une langue étrangère ?
Scanmarker les traduira pour vous. Vous devez rapidement compiler des données pertinentes provenant de plusieurs sources à temps pour une assemblée générale ? Scanmarker vous permettra de numériser et de coller des lignes distinctes aussi rapidement qu'il faut pour faire glisser l'appareil dessus. Vous pouvez utiliser le texte dans toutes sortes d'applications, apportant rapidité et efficacité à pratiquement toutes les tâches de bureau.
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