In fast jeder Arbeitsumgebung ist die Produktivität im Büro von zentraler Bedeutung, und das aus gutem Grund. Schließlich ist es wichtig, die verfügbare Zeit optimal zu nutzen, da der Tag nur eine begrenzte Anzahl von Stunden hat. Unserer Erfahrung nach gibt es nur zwei sichere Wege, die Arbeitsleistung zu steigern: Sie können länger arbeiten oder intelligenter arbeiten.
Mit der folgenden Liste von zehn Möglichkeiten zur Verbesserung der Büroproduktivität hoffen wir, Ihnen allen ein paar Hinweise und Tipps geben zu können, mit denen Sie mit weniger Aufwand mehr Arbeit erledigen können.
1. Behalten Sie die Zeit im Auge
Es mag Sie überraschen, dass Sie den Zeitaufwand einer Aufgabe gar nicht so gut einschätzen können, wie Sie denken. Niemand von uns schafft das. Studien zufolge schafft weniger als ein Viertel der Menschen diese scheinbar einfache Aufgabe, und die meisten von uns überschätzen ihre Produktivität im Büro maßlos. Deshalb nimmt etwas, von dem Sie glauben, es sei nur eine halbe Stunde, den halben Vormittag in Anspruch. Warum probieren Sie nicht eine Zeitmess-App wie Rescue Time aus? Sie melden sich zu Beginn und Ende jeder neuen Aufgabe an und ab, und die App erstellt ein realistisches Zeitporträt darüber, wie viel Zeit Sie den ganzen Tag über für jeden Aspekt Ihrer Arbeit aufwenden.
2. Machen Sie eine Pause
Sich eine Auszeit von der Arbeit zu nehmen, klingt nach dem genauen Gegenteil von gesteigerter Büroproduktivität, aber haben Sie Geduld. Es ist erwiesen, dass unsere Leistung bei Aufgaben, die länger als 60–90 Minuten dauern, stetig nachlässt. Indem Sie gelegentlich eine Pause einlegen (nicht länger als ein paar Minuten), können Sie Ihre Leistung für die Dauer der laufenden Aufgabe aufrechterhalten.
3. Setzen Sie Ihre eigenen Fristen
Es liegt in der Natur eines jeden Arbeitsplatzes, dass die meisten Deadlines von jemandem aus der höheren Führungsebene festgelegt werden. Natürlich tun wir unser Bestes, um diese Ziele so gut wie möglich zu erreichen. Aber wie sieht es mit offeneren Zielen aus? Die Aufteilung eines größeren Projekts in mehrere kleinere, überschaubare Deadlines wirkt sich nachweislich positiv auf die Produktivität aus – selbst wenn wir diese Deadlines selbst festlegen.
4. Denken Sie an die Zwei-Minuten-Regel
Haben Sie etwas auf Ihrem Schreibtisch, dessen Abräumen nur ein oder zwei Augenblicke dauert? Warum liegt es dann immer noch auf Ihrem Schreibtisch? Der bekannte Unternehmer Steve Olenski empfiehlt, selbst die kleinste Zeitspanne zu nutzen, um diese einfachen Aufgaben von Ihrer To-Do-Liste zu streichen. Ob Sie eine E-Mail beantworten, ein Dokument in einen Gruppenordner hochladen oder einen Konferenzraum für ein Projektmeeting buchen – nutzen Sie die nächsten zwei Minuten, die Sie übrig haben, sinnvoll.
5. Denken Sie daran, Nein zu sagen
Obwohl es wichtig ist, Teil Ihres Projekts oder Ihrer Arbeitsgruppe zu sein, ist es unwahrscheinlich, dass jede einzelne Entscheidung Ihren Input erfordert, es sei denn, Sie sind der Leiter. Wenn Sie eine offene Einladung zu einem Projektmeeting erhalten, nehmen Sie möglicherweise ohne zu zögern teil, beschweren sich aber dann über die verschwendete Zeit, die Sie anderweitig sinnvoller hätten nutzen können. Wählen Sie Ihre Meetings sorgfältig aus und nehmen Sie an denen teil, bei denen Ihre Anwesenheit tatsächlich etwas bewirkt, und lehnen Sie die anderen höflich ab.
6. Bringen Sie Abwechslung in Ihre Meetings
Apropos Besprechungen: Warum nicht per Videokonferenzsoftware oder Skype abhalten? Solche Besprechungen sind oft kürzer und steigern die Produktivität im Büro, da sich jeder bewusst ist, dass er andere Dinge im Blick hat, die seine Aufmerksamkeit erfordern.
7. Seien Sie zielstrebig
Multitasking wird seit Jahren als wertvolle berufliche Fähigkeit gepriesen, doch aktuelle Studien deuten auf das Gegenteil hin. Das Jonglieren mit vier oder fünf verschiedenen Aufgaben kann oft dazu führen, dass keine davon erledigt wird (oder zumindest nicht in akzeptabler Qualität). Priorisieren Sie Ihre Aufgaben stattdessen und arbeiten Sie sie der Reihe nach ab.
8.Legen Sie einen Zeitplan fest und halten Sie sich daran
Manchmal hat man das Gefühl, man löscht nur noch Probleme und kommt mit seiner aktuellen Arbeit nicht weiter. Telefonanrufe und E-Mails fordern die Aufmerksamkeit, und man verfällt schnell in die Gewohnheit, reaktiv statt proaktiv zu sein. Reservieren Sie stattdessen täglich einen Teil Ihrer Zeit für die Beantwortung von Nachrichten anderer (natürlich mit etwas Flexibilität für Notfälle) und lassen Sie diese in Ihrem Posteingang und/oder auf Ihrer Voicemail landen.
9. Genießen Sie die Aussicht
Die Ewigkeit in einem seelenlosen Büro zu verbringen, trägt nicht gerade zu Ihrer Produktivität bei. Studien haben jedoch gezeigt, dass die visuelle Monotonie durch etwas zu unterbrechen, die Produktivität im Büro um bis zu 15 % steigern kann. Das kann ein Foto Ihrer Lieben sein, eine Topfpflanze auf Ihrem Schreibtisch, ein Lieblingskunstwerk oder sogar eine Schale Potpourri – alles, was Ihnen beim Blick in die Richtung ein Lächeln ins Gesicht zaubert.
10. Nutzen Sie Produktivitätstechnologie
Leistungsstarke Geräte, die Ihre Büroproduktivität deutlich steigern, sind heutzutage meist kleinformatig. Der ScanMarker ist nur ein Beispiel dafür, aber vielleicht das vielseitigste. Mit der Größe eines großen Kugelschreibers (denken Sie an einen Bingo-Marker, dann liegen Sie richtig) passt der ScanMarker in jede Tasche und in die meisten Hosentaschen. Er ist ein echtes Handgerät und ein leistungsstarkes Werkzeug zur Steigerung Ihrer Büroproduktivität.
Im Mittelpunkt steht die Scanmarker ist ein mobiler Scanner aber in Wahrheit ist es so viel mehr als das. Es ist ein OCR-Lesegerät (OCR steht für Optical Character Recognition).
Indem Sie mit der Spitze des Geräts (eigentlich ein Miniatur-Scanfeld) über eine Zeile gedruckten Text fahren, kann es Schrift in verschiedenen Sprachen erkennen und als digitalen Text für Sie aufbereiten.
Dieser Text kann dann auf vielfältige Weise bearbeitet und genutzt werden. Erhalten Sie Berichte von ausländischen Kollegen in einer Fremdsprache?
Der Scanmarker übersetzt sie für Sie. Müssen Sie schnell relevante Daten aus verschiedenen Quellen für eine Aktionärsversammlung zusammenstellen? Mit Scanmarker scannen und fügen Sie einzelne Zeilen so schnell ein, wie Sie mit dem Gerät darüberfahren. Sie können den Text in allen möglichen Anwendungen verwenden und so praktisch jede Büroaufgabe schneller und effizienter erledigen.
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