En casi cualquier entorno laboral, la productividad en la oficina es fundamental, y con razón. Al fin y al cabo, con un número limitado de horas al día, es fundamental aprovechar al máximo el tiempo disponible. En nuestra experiencia, solo hay dos maneras infalibles de aumentar tu rendimiento laboral: trabajar más horas o trabajar de forma más inteligente.
Con la siguiente lista de diez formas de mejorar la productividad en la oficina, esperamos poder transmitirles algunos consejos y sugerencias que les permitirán producir más trabajo con menos esfuerzo.
1. Controla el tiempo
Quizás te sorprenda saber que no eres tan bueno calculando la duración de una tarea como crees. Ninguno de nosotros lo es. Los estudios sugieren que menos de una cuarta parte de las personas son capaces de hacer algo aparentemente sencillo, y la mayoría sobreestimamos enormemente nuestra productividad en la oficina. Por eso, algo que estás seguro de que solo toma media hora te ocupa la mitad de la mañana. ¿Por qué no pruebas una aplicación de medición de tiempo como Rescue Time? Inicias y cierras sesión al principio y al final de cada nueva tarea, y te muestra un panorama realista de cuánto dedicas a cada aspecto de tu trabajo a lo largo del día.
2. Tómate un descanso
Tomarse un descanso del trabajo parece ser justo lo contrario de lograr una mayor productividad en la oficina, pero tenga paciencia. La evidencia demuestra que nuestro rendimiento en cualquier tarea que se prolongue por más de 60-90 minutos mostrará un descenso constante. Tomando un descanso ocasional (no más de un par de minutos) puede mantener su rendimiento mientras dure la tarea en cuestión.
3. Establece tus propios plazos
Es propio de cualquier lugar de trabajo que la mayoría de los plazos los establezca alguien de mayor jerarquía. Naturalmente, hacemos todo lo posible por cumplirlos. Pero ¿qué pasa con los objetivos más flexibles? Se ha demostrado que dividir un proyecto grande en plazos más pequeños y manejables mejora enormemente la productividad, incluso si los establecemos nosotros mismos.
4. Recuerda la regla de los dos minutos
¿Tienes algo en tu escritorio que solo te tomará un par de minutos limpiar? ¿Por qué sigue ahí? El reconocido emprendedor Steve Olenski recomienda aprovechar hasta el último instante para eliminar estas tareas sencillas de tu lista de pendientes. Ya sea responder un correo electrónico, subir un documento a una carpeta de grupo o reservar una sala de conferencias para una reunión de proyecto, la próxima vez que tengas dos minutos libres, aprovéchalos.
5. Recuerda decir no
Si bien es importante formar parte de tu proyecto o grupo de trabajo, a menos que seas el líder, es poco probable que cada decisión requiera tu participación. Cuando recibes una invitación abierta a una reunión de proyecto, puedes optar por asistir sin cuestionarlo, solo para quejarte del tiempo perdido que podrías haber invertido de forma más productiva en otras cosas. Elige tus reuniones con cuidado, asiste a aquellas en las que tu presencia realmente tenga un impacto y rechaza cortésmente las demás.
6. Varía tus reuniones
Hablando de reuniones, ¿por qué no realizarlas por videoconferencia o Skype? Este tipo de reuniones suelen ser más breves y ofrecen mayor productividad en la oficina, porque todos son plenamente conscientes de que tienen otros asuntos pendientes que exigen su atención.
7. Sé decidido
Durante años, la multitarea se ha considerado una valiosa habilidad laboral, pero estudios recientes sugieren lo contrario. Realizar cuatro o cinco tareas diferentes a menudo puede resultar en que ninguna se complete (o, al menos, no con un nivel aceptable). En lugar de eso, prioriza tus tareas y complétalas en orden.
8.Establezca un horario y cúmplalo
A veces puede parecer que solo estás apagando fuegos y no avanzas en tu trabajo actual. Con llamadas y correos electrónicos que exigen tu atención, es fácil caer en el hábito de ser reactivo en lugar de proactivo. En lugar de eso, dedica una parte de tu tiempo cada día a responder los mensajes de otras personas (con cierta flexibilidad para emergencias, por supuesto) y deja que caigan en tu bandeja de entrada o buzón de voz.
9. Disfruta de la vista
Pasar una eternidad encerrado en un cubículo sin alma no va a mejorar mucho tu productividad. Sin embargo, estudios han demostrado que tener algo que rompa la monotonía visual puede mejorar la productividad en la oficina hasta en un 15 %. Puede ser una foto de tus seres queridos, una maceta en tu escritorio, tu obra de arte favorita o incluso un tazón de popurrí: cualquier cosa que te haga sonreír al mirarlo.
10. Adopte la tecnología de productividad
Hoy en día, los dispositivos potentes diseñados para mejorar la productividad en la oficina de forma excepcional suelen venir en paquetes pequeños. El Scanmarker es solo un ejemplo, pero quizás el más versátil. Con un tamaño similar al de un bolígrafo grande (piense en un marcador de bingo y estará en lo cierto), el ScanMarker cabe en cualquier bolso o cartera, así como en la mayoría de los bolsillos. Es un dispositivo portátil de verdad y una herramienta potente para mejorar la productividad en la oficina.
En esencia, el Scanmarker es un escáner móvil Pero, en realidad, es mucho más que eso. Es un lector OCR (OCR significa Reconocimiento Óptico de Caracteres).
Al pasar la punta del dispositivo (en realidad, un panel de escaneo en miniatura) sobre una línea de texto impreso, puede reconocer escritura en una variedad de idiomas y prepararla para usted como texto digital.
Este texto puede manipularse y utilizarse de diversas maneras. ¿Recibe informes de colegas extranjeros en un idioma extranjero?
Scanmarker los traducirá por usted. ¿Necesita recopilar rápidamente datos pertinentes de diversas fuentes a tiempo para una junta de accionistas? Scanmarker le permitirá escanear y pegar líneas individuales con solo arrastrar el dispositivo. Puede usar el texto en todo tipo de aplicaciones, lo que aporta rapidez y eficiencia a prácticamente cualquier tarea de oficina.
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