En casi todos los entornos laborales, la productividad en la oficina es de vital importancia, y con razón. Después de todo, con un número limitado de horas en un día determinado, es esencial que aproveches al máximo el tiempo que tienes disponible. Según nuestra experiencia, sólo existen dos formas seguras de aumentar su rendimiento en el trabajo. Puedes trabajar más horas o puedes trabajar de forma más inteligente.
Con la siguiente lista de diez formas de mejorar la productividad en la oficina, esperamos poder transmitirle un par de sugerencias y consejos que le ayudarán a producir más trabajo con menos esfuerzo.
1. Lleve un registro del tiempo
Puede que le sorprenda saber que no es tan bueno estimando la duración de una tarea determinada como cree. Ninguno de nosotros lo es. Los estudios sugieren que menos de una cuarta parte de las personas son capaces de hacer esto aparentemente simple, y la mayoría de nosotros sobreestima enormemente la productividad de nuestra oficina. Por eso, algo que estás seguro que es sólo un trabajo de media hora, te ocupa media mañana. ¿Por qué no probar una aplicación para medir el tiempo como Rescue Time? Usted inicia y cierra sesión al inicio y al final de cada nueva tarea, y compila un retrato realista de cuánto dedica a cada aspecto de su trabajo a lo largo del día.
2. Tómate un descanso
Quitar tiempo del trabajo parece exactamente lo contrario de lograr una mayor productividad en la oficina, pero tengan paciencia. La evidencia ha demostrado que nuestro desempeño en cualquier tarea que se prolongue durante más de 60 a 90 minutos mostrará una disminución constante en todo momento. Si tomas un descanso ocasional (no más de un par de minutos), podrás mantener tu rendimiento mientras dure la tarea en cuestión.
3. Establece tus propios plazos
Es propio de cualquier lugar de trabajo que la mayoría de los plazos los establezca alguien que se encuentre más arriba en la cadena de gestión. Naturalmente, hacemos todo lo posible para cumplir esos objetivos lo mejor que podamos. Pero ¿qué pasa con los objetivos más abiertos? Se ha demostrado que dividir un proyecto más grande en una serie de plazos más pequeños y manejables funciona de maravilla para la productividad, incluso cuando los establecemos nosotros mismos.
4. Recuerda la regla de los dos minutos.
¿Tiene algo en su escritorio que sólo tardará uno o dos momentos en aclarar? Entonces ¿por qué sigue en tu escritorio? El destacado empresario Steve Olenski ha recomendado aprovechar incluso el más mínimo margen de tiempo para deshacerse de estas sencillas tareas de su lista de tareas pendientes. Ya sea respondiendo un correo electrónico, cargando un documento a una carpeta de grupo o reservando una sala de conferencias para una reunión de proyecto, la próxima vez que tenga dos minutos libres, aprovechelos.
5. Recuerda decir no
Si bien es importante ser parte de su proyecto o grupo de trabajo, a menos que sea el líder, es poco probable que cada decisión requiera su opinión. Cuando recibe una invitación abierta a una reunión de proyecto, puede optar por asistir sin cuestionarla, sólo para quejarse del tiempo perdido que podría haber empleado de manera más rentable en otro lugar. Elija sus reuniones con cuidado, asistiendo a aquellas en las que su presencia realmente tendrá un impacto y rechace cortésmente las demás.
6. Mezcla tus reuniones
Hablando de reuniones, ¿por qué no realizarlas a través de software de videoconferencia o Skype? Este tipo de reuniones suelen ser más breves y ofrecen una mayor productividad en la oficina, porque todos son muy conscientes de que tienen otros asuntos en mente que exigen su atención.
7. Sea resuelto
Durante años, la multitarea ha sido elogiada como una habilidad laboral valiosa, pero estudios recientes sugieren lo contrario. Hacer malabarismos con cuatro o cinco tareas diferentes a menudo puede dar como resultado que ninguna de ellas se complete (o, al menos, que no cumpla con estándares aceptables). En su lugar, priorice sus tareas y trabaje en ellas en orden.
8. Establece un horario y respétalo
A veces puede parecer que todo lo que estás haciendo es apagar incendios y no avanzar en términos de tu trabajo actual. Dado que las llamadas telefónicas y los correos electrónicos exigen su atención, es fácil caer en el hábito de ser reactivo en lugar de proactivo. En su lugar, asigne una parte de su tiempo cada día para responder a las misivas de otras personas (permitiendo cierta flexibilidad para emergencias, por supuesto) y déjelas caer en su bandeja de entrada y/o correo de voz.
9. Disfruta de la vista
La eternidad atrapado en un cubículo sin alma no contribuirá mucho a su productividad. Sin embargo, los estudios han demostrado que tener algo que rompa la monotonía visual puede mejorar la productividad de la oficina hasta en un 15%. Puede ser una foto de tus seres queridos, una maceta en tu escritorio, una obra de arte favorita o incluso un plato de popurrí, cualquier cosa que te haga sonreír cuando miras en su dirección.
10. Adopte la tecnología de productividad
Hoy en día, los dispositivos potentes diseñados para mejorar la productividad de su oficina sin medida alguna tienden a venir en paquetes pequeños. El Scanmarker es sólo un ejemplo de esto, pero quizás el más versátil. Aproximadamente del tamaño de un bolígrafo grande (piense en un marcador de bingo, y estaría en el estadio correcto), el ScanMarker puede caber en cualquier bolso o cartera, así como en la mayoría de los bolsillos. Es un verdadero dispositivo portátil y una poderosa herramienta para mejorar la productividad de su oficina.
En esencia, Scanmarker es un escáner móvil pero, en realidad, es mucho más que eso. Es un lector OCR (OCR significa Reconocimiento Óptico de Caracteres). 
Al pasar la punta del dispositivo (en realidad, un panel de escaneo en miniatura) sobre una línea de texto impreso, puede reconocer la escritura en una variedad de idiomas y prepararla como texto digital.
Este texto puede luego manipularse y utilizarse de diversas maneras. ¿Recibe informes de colegas extranjeros en un idioma extranjero?
Scanmarker los traducirá por usted. ¿Necesita recopilar rápidamente datos pertinentes de múltiples fuentes a tiempo para una junta de accionistas? Scanmarker le permitirá escanear y pegar líneas separadas tan rápido como sea necesario arrastrar el dispositivo sobre ellas. Puede utilizar el texto en todo tipo de aplicaciones, aportando velocidad y eficiencia a prácticamente todas las tareas de oficina.
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