In quasi tutti gli ambienti di lavoro, la produttività in ufficio è di fondamentale importanza, e per una buona ragione. Dopotutto, con un numero limitato di ore al giorno, è essenziale sfruttare al meglio il tempo a disposizione. Nella nostra esperienza, ci sono solo due modi infallibili per aumentare la produttività al lavoro: lavorare più ore o lavorare in modo più intelligente.
Con il seguente elenco di dieci modi per migliorare la produttività in ufficio, speriamo di potervi trasmettere un paio di suggerimenti e consigli che vi consentiranno di produrre di più con meno sforzo.
1. Tieni traccia del tempo
Potresti sorprenderti nello scoprire che non sei bravo a stimare la durata di un determinato compito come pensi. Nessuno di noi lo è. Gli studi suggeriscono che meno di un quarto delle persone è in grado di fare questa cosa apparentemente semplice, e la maggior parte di noi sopravvaluta enormemente la propria produttività in ufficio. Ecco perché qualcosa che sei sicuro sia solo un lavoro da mezz'ora, in realtà occupa metà della mattinata. Perché non provare un'applicazione di misurazione del tempo come Rescue Time? Ti basta accedere e disconnetterti all'inizio e alla fine di ogni nuova attività e ti fornisce un ritratto realistico del tempo che dedichi a ogni aspetto del tuo lavoro durante la giornata.
2. Fai una pausa
Prendersi del tempo lontano dal lavoro sembra l'esatto opposto di una maggiore produttività in ufficio, ma abbiate pazienza. È stato dimostrato che le nostre prestazioni in qualsiasi attività che si protragga per più di 60-90 minuti subiranno un calo costante nel tempo. Prendendovi una pausa occasionale (non più di un paio di minuti) potete mantenere le vostre prestazioni per tutta la durata dell'attività in corso.
3. Stabilisci le tue scadenze
È nella natura di qualsiasi ambiente di lavoro che la maggior parte delle scadenze venga stabilita da qualcuno più in alto nella catena di comando. Naturalmente, facciamo del nostro meglio per raggiungere questi obiettivi nel miglior modo possibile. Ma che dire degli obiettivi più aperti? È stato dimostrato che suddividere un progetto più ampio in una serie di scadenze più piccole e gestibili fa miracoli per la produttività, anche quando siamo noi a stabilire queste scadenze.
4. Ricorda la regola dei due minuti
Hai qualcosa sulla scrivania che ti richiederà solo un minuto o due per essere sbrigato? Allora perché è ancora lì? Il noto imprenditore Steve Olenski consiglia di sfruttare anche il più piccolo intervallo di tempo per eliminare queste semplici attività dalla tua lista di cose da fare. Che si tratti di rispondere a un'e-mail, caricare un documento in una cartella di gruppo o prenotare una sala conferenze per una riunione di progetto, la prossima volta che hai due minuti liberi, usali al meglio.
5. Ricordati di dire di no
Sebbene sia importante far parte del tuo progetto o gruppo di lavoro, a meno che tu non ne sia il responsabile, è improbabile che ogni singola decisione richieda il tuo contributo. Quando ricevi un invito aperto a una riunione di progetto, potresti scegliere di partecipare senza fare domande, solo per poi lamentarti del tempo sprecato che avresti potuto dedicare in modo più proficuo altrove. Seleziona con cura le tue riunioni, partecipando a quelle in cui la tua presenza avrà effettivamente un impatto e declinando educatamente le altre.
6. Varia le tue riunioni
A proposito di riunioni, perché non gestirle tramite software di videoconferenza o Skype? Questo tipo di riunioni sono spesso più brevi e offrono una maggiore produttività in ufficio, perché tutti sono perfettamente consapevoli di avere altre questioni in vista che richiedono la loro attenzione.
7. Sii determinato
Per anni, il multitasking è stato elogiato come una preziosa abilità lavorativa, ma studi recenti suggeriscono il contrario. Gestire quattro o cinque compiti diversi può spesso portare a non completarne nessuno (o, almeno, a non raggiungere standard accettabili). Piuttosto, stabilisci le priorità e affrontale in ordine.
8.Stabilisci un programma e rispettalo
A volte può sembrare che l'unica cosa che fai sia spegnere incendi e non fare progressi con il tuo lavoro attuale. Con telefonate ed email che richiedono la tua attenzione, è facile cadere nell'abitudine di essere reattivo, piuttosto che proattivo. Piuttosto, dedica una parte del tuo tempo ogni giorno a rispondere alle missive degli altri (concedendoti una certa flessibilità per le emergenze, ovviamente) e lascia che finiscano nella tua casella di posta e/o nella segreteria telefonica.
9. Goditi il panorama
Trascorrere l'eternità intrappolati in un cubicolo senza anima non farà molto per la tua produttività. Tuttavia, gli studi hanno dimostrato che avere qualcosa che spezzi la monotonia visiva può migliorare la produttività in ufficio fino al 15%. Può essere una foto dei tuoi cari, una pianta in vaso sulla scrivania, un'opera d'arte preferita o anche una ciotola di pot-pourri: qualsiasi cosa che ti strappi un sorriso quando la guardi.
10. Adottare la tecnologia della produttività
Al giorno d'oggi, i dispositivi potenti progettati per migliorare la produttività in ufficio oltre ogni misura tendono ad essere piccoli. Lo Scanmarker ne è solo un esempio, ma forse il più versatile. Delle dimensioni di una penna di grandi dimensioni (pensate a un pennarello da bingo, e avreste ragione), lo ScanMarker può stare in qualsiasi borsa o borsetta, così come nella maggior parte delle tasche. È un vero dispositivo portatile e un potente strumento per migliorare la produttività in ufficio.
Nel suo cuore, il Scanmarker è uno scanner mobile Ma in realtà è molto più di questo. È un lettore OCR (acronimo di Optical Character Recognition).
Facendo scorrere la punta del dispositivo (in realtà un pannello di scansione in miniatura) su una riga di testo stampato, questo è in grado di riconoscere la scrittura in diverse lingue e di prepararla come testo digitale.
Questo testo può quindi essere manipolato e utilizzato in vari modi. Ricevi report da colleghi stranieri in una lingua straniera?
Scanmarker li tradurrà per te. Hai bisogno di raccogliere rapidamente dati pertinenti da più fonti in tempo per un'assemblea degli azionisti? Scanmarker ti permetterà di scansionare e incollare righe separate con la stessa rapidità con cui ti basterà trascinare il dispositivo. Puoi utilizzare il testo in qualsiasi tipo di applicazione, portando velocità ed efficienza praticamente a ogni attività d'ufficio.
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